21 février 2012 au CICB
Mission globale
Les Sous commissions ont pour rôle de tenir des réunions aussi souvent que nécessaire et d’assurer la circulation de l’information en leur sein et au sein des structures représentées. Elles devront s’atteler, chacune en ce qui la concerne, à:
· Faire les recherches nécessaires à l’élaboration d’un plan d’action
· Procéder à la budgétisation des plans d’action et les soumettre à la présidence de la Commission nationale d’Organisation pour validation.
· Assurer la mise en œuvre des plans d’action approuvés par la présidence de la Commission nationale d’Organisation.
1. Commission Administration
Tâches principales: assurer le secrétariat du Sommet, en particulier :
- stand d’information permanent sur le site du Sommet;
- accueil/enregistrement/sacs/badges/note d’information ;
- saisies, collecte et distribution de toute la documentation/supports issus du Sommet
- logistique des sessions ;
- animation musicale du Sommet ;
- informatique et bureautique (y inclus le matériel type flip charts, in focus, laptops, video projection etc.) ;
- traductions simultanées;
- production du guide pratique de la conférence ;
- stands d’exposition (s’il ya lieu) ;
- coordination avec le protocole pour les personnalités nationales et internationales.
Membres :
Directeur National de la Jeunesse :
Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique
Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération Internationale
Ministère de l’Administration Territoriale et de la Coopération Internationale
Ministère de la Culture
Direction Nationale de l’Emploi
Direction des Ressources Humaines Emploi Jeunesse Sports et Culture
APEJ
INJS
FDE
CADD (MJS)
Mairie du District de Bamako
2. Commission Communication
Tâches principales: élaborer et mettre en œuvre un plan média contenant notamment :
- le marketing : information et diffusion des messages multimédia sur le Sommet ;
- le développement de « talking points » à l’intention des média ;
- l’accréditation des journalistes ;
- la création d’un numéro vert ;
- des conférences de presse (pré, pendant et post) ;
- une couverture vidéo et photo de la conférence ;
- une couverture quotidienne du Sommet sur les réseaux sociaux (Facebook, Tweeter, You Tube) ;
- l’installation d’un centre de presse sur les lieux de la conférence et d’un accès Internet ;
- l’organisation des points de presse, interviews, communiqués de presse et avis au média;
- revue de presse quotidienne ;
- analyse média à la fin du Sommet.
Membres :
Représentant du Cabinet du Ministère de la Communication
Représentant Cabinet Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle : Chargé de communication du Ministère de la Jeunesse et de Sports Chargée de Communication du Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération Internationale ;
INJS :
Directeur Maison des Jeunes
Représentant du Projet Jeunes;
Mairie du District
3. Commission Logistique (Accueil – Hébergement – Transport- Animation- Conférence)
Tâches principales:
La commission Logistique est chargée notamment de :
- l’accueil : accueil à l’aéroport, orientation pour le transport, et le plan de ville, appui pour les formalités, confirmation arrivées/retour, sélection/formation/coaching des hôtesses ;
- l’hébergement : sélection et négociation avec les hôtels;
- le transport : sélection des bus pour les différentes navettes et les tours touristiques;
- la restauration : pauses café, eau et déjeuners à négocier avec traiteurs;
- l’organisation du diner de clôture du Sommet : négocier avec un service professionnel.
- Les soirées récréatives du Sommet.
Membres :
Directeur National de l’Emploi
Directeur des Études de l’Institut National de la Jeunesse et des Sports
Représentant de la Direction Nationale de la Jeunesse
Représentant de la Direction Nationale de la Formation Professionnelle
Ministère de l’Éducation de l’Alphabétisation et des Langues Nationales
Ministère de l’Industrie des Investissements et du Commerce
Ministère de l’Agriculture
ANPE
Cellule de Planification et de Statistique
Directrice du Carrefour des Jeunes de Bamako;
MAECI : Protocole
MAECI : (informaticien)
MJS : MJS (CADD)
CNJ-MALI
Mairie du District de Bamako
4. Commission Protocole
Tâches principales:
En tant que thème transversal, les questions de protocole (et éthique) sont adressées dans chaque commission. La commission Protocole est chargée de l’accueil et de l’installation des personnalités et autres hôtes de marques du Sommet
Membres :
Direction du Protocole :
Ministère de la Sécurité Intérieure et de la Protection Civile
Ministère de l’Artisanat et du Tourisme
Ministère de la Promotion des Femmes de l’Enfant et de la Famille
Direction Nationale de la Jeunesse
INJS
Projet d’Appui a la mise en place du CNPV
(MAECI)
5. Commission Santé/Sécurité
Tâche principales: la sous commission est chargée entre autres de :
- la sécurisation des lieux d’hébergement (négocier avec les hôtels) ;
- la sécurisation au niveau des conducteurs des bus (à négocier avec la compagnie qui sera retenue) ;
- la sécurisation lieu de la conférence (à discuter avec le CICB);
- la protection rapprochée de la Présidente mondiale de YES durant son séjour
- l’organisation (dans la mesure du possible) d’un briefing de sécurité pour les participants la veille du Sommet ;
- la mise à disposition au niveau du CICB d’une ambulance, de staffs médicaux équipés avec une salle disponible, les médicaments ARV disponibles des kits de dépistage;
- la disponibilité d’une équipe de pompiers (protection civile).
Membres :
Ministère de la Sécurité Intérieure et de la Protection Civile
Ministère de la Santé
Ministère de l’Élevage et de la Pêche
Direction Nationale des Sports et de l’Éducation Physique :
6. Commission Finances
Tâches principales: La Sous Commission Finances est chargée a titre principal de la conception et de la mise en œuvre d’un plan de financement du Sommet. Elle s’assurera d’une exécution efficiente des ressources allouées à l’organisation du Sommet.
Membres :
Ministère de l’Économie et des Finances : (Direction Générale du Budget)
DFM – MJS
Direction Nationale de la Jeunesse
Direction Nationale de l’Emploi
Direction Nationale de la Formation Professionnelle
CPS- Jeunesse Sports Culture
FAFPA
APEJ
FARE
FDE
Bamako, le 9 janvier 2012
La Présidente de la Commission nationale d’Organisation
Madame Mama COULIBALY
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